به حافظه اعتماد نکنید، همه چیز را مکتوب کنید!
چند روز پیش تجربه‌ای داشتم که بار دیگر اهمیت ثبت و مستندسازی توافقات را برایم ثابت کرد. به هیچ عنوان به حافظه خود اعتماد نکنید! هرچقدر هم که فکر کنید همه‌چیز را دقیق به خاطر می‌سپارید، مغز ما در لحظات حساس، تحت تأثیر احساسات و شرایط، ممکن است برخی جزئیات را تحریف یا فراموش کند. این موضوع مخصوصاً در همکاری‌های تجاری و حرفه‌ای بسیار اهمیت دارد.
چرا باید همه توافقات را مکتوب کنیم؟
در زمان توافق، ممکن است حس خوبی داشته باشید و فکر کنید که نیازی به نوشتن نیست. اما وقتی پای منافع به میان می‌آید، همه‌چیز تغییر می‌کند. حتی اگر طرف معامله یکی از نزدیک‌ترین افراد زندگی شما باشد، باز هم باید همه جزئیات را با اصول و قواعد حرفه‌ای ثبت کنید. در غیر این صورت، ممکن است در آینده دچار اختلاف شوید و هیچ مدرک مستندی برای اثبات گفته‌های خود نداشته باشید.
من در یک پروژه مشارکتی به این مسئله برخورد کردم. در ابتدا همه‌چیز به‌خوبی پیش می‌رفت و توافق شفاهی انجام شده بود. اما بعد از مدتی، برخی صحبت‌های مطرح‌شده توسط طرف مقابل جابه‌جا شد و اختلاف‌نظرهایی ایجاد گردید که باعث سردرگمی و دلخوری شد. این اتفاق می‌توانست به‌راحتی با یک سند مکتوب و امضا شده از هر دو طرف، به همراه دو شاهد معتبر، پیشگیری شود.
چگونه از مشکلات مشابه جلوگیری کنیم؟
✅ همه‌چیز را مکتوب کنید: حتی اگر توافق کاملاً دوستانه باشد، یک قرارداد یا صورت‌جلسه دقیق تهیه کنید. ✅ جزئیات را مشخص کنید: تعیین کنید که هر طرف چه تعهداتی دارد، شرایط فسخ چگونه است و در صورت اختلاف نظر، چه راه‌حلی در نظر گرفته شده است. ✅ شاهد داشته باشید: مستندسازی توافقات با تأیید دو شاهد معتبر می‌تواند از هرگونه تغییر در آینده جلوگیری کند. ✅ در لحظه مذاکره احساسی عمل نکنید: هیجان، شادی یا استرس می‌تواند روی تصمیمات تأثیر بگذارد. بهتر است بعد از انجام توافق، زمانی را برای بررسی نهایی و امضای رسمی اختصاص دهید.
نتیجه‌گیری
ثبت توافقات به شما کمک می‌کند تا در آینده دچار مشکلات قانونی و شخصی نشوید. وقتی همه‌چیز مستند باشد، هیچ‌کس بدهکار دیگری نخواهد بود و دلخوری‌ها به حداقل می‌رسد. این یک اصل حرفه‌ای و حتی شخصی برای جلوگیری از سوءتفاهم‌ها و اختلافات است.
پس به حافظه خود اعتماد نکنید، به مستندات اعتماد کنید!
